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法务管理制度

企业合同管理的四个步骤

文章来源:金沙4166am官网   日期:2016-10-19 09:08:48

很多企业对合同的管理往往不够重视。大家经常会看到企业领导者们往往只关注合同管理的其中一部分,比如有些只重视签合同的过程,履行时却忘记依据合同条款进行就扔在一边;有些重视合同签署前的谈判,至于合同文本上是否表达了谈好的要点却被忽略;还有一些企业认为合同履行完了就没有用了,不进行归档管理;甚至有的企业不签署合同,认为都是熟人,有口头约定就好了。正是因为这些企业没有对合同管理加以足够的重视,或者虽然重视了但没有细致到每一个环节,导致合同不但没有给企业创造利润,反而增加了企业的纠纷,甚至产生诉讼。

所以,建议企业要全方面的对合同进行管理,发挥合同给企业带来利润、促进企业合规、反映企业动向的各种作用。今天本文就分四步谈一下企业合同管理。

 一
合同签署前

1、确定签署合同的目的

签署每一个合同都有它的目的,在签署合同之前必须明确这个目的是什么,围绕这个目的才能集合企业各个部门的力量来对这份合同做准备工作。

2、审查合同对方主体资信

现代社会是陌生人的社会,企业往往因为不了解交易对象的具体情况而遭受损失。所以在签署合同前,要对对方的资信进行调查。

(1)请对方自行提供自身基本情况,如企业营业执照、税务登记证等企业证照。

(2)必要的话,要求对方到工商局、税务局、银行等开具其企业的最新档案信息。

(3)核查对方是否具有将要合作业务的资质或许可。例如要委托对方进行建设施工,则要核查是否具有相关施工资质;要加盟对方的连锁项目,则要核查是否具有特许经营资质。

(4)调查对方是否涉及诉讼或者投诉、行政处罚等。

(5)在签署重大合同时,企业应聘请独立财务、法律服务团队进行专业的尽职调查,如果调查结果不理想则应取消合同的签署计划。企业切勿不可因前期资信调查费时费力或聘请专业服务团队费用高而不进行该项工作。如果调查结果发现交易对象确有资信瑕疵,做了资质调查对企业而言只是耗费了相应成本,没做调查签署了合同损失可就远远不止如此了。

 二
合同签署时

1、相关负责人分工

(1)确定谈判负责人。进入合同签署的阶段就需要确认与对方谈判的人员。一般情况下谈判人员为企业的业务人员,但涉及较大合同,则需由企业业务人员、法务人员、相关技术人员等会同参加谈判。

(2)确定文本内容审核负责人。文本内容的全面审核工作一般会交给法务部门,笔者认为这是一个不太合适的方式。法务故名思议是侧重审核法律条款的,而且法务人员往往没有参与合同签署的全过程,审查内容时难免会有遗漏或者偏颇。合同是整个项目谈判的呈现载体,也是日后履行中的依据,所以应由全程跟进项目的业务人员与法务人员共同负责合同内容的全面审查。

(3)须指定一人跟进合同签署、实行的全部流程。本文将合同的签署分为四步,这四步中的前三步是前后连贯、相互衔接的,如果中间被隔断将造成合同文本内容与谈判内容不符,或合同履行与合同文本约定内容不符的情况。故,应指定一人全程负责合同的整个签署、实行过程。

2、合同文本的审查

每一类型的合同有着不同的审核要点,例如买卖合同重点审查对标的物的质量约定、价款约定、数量约定等;运输合同重点审查运输方式的约定、运费核算的约定、运输风险的约定等。本文从一般合同的通用条款审查要点进行简单的梳理:

(1)双方主体信息。合同首部应列明签署合同主体的准确名称、地址、负责人等。

(2)合同签署的背景及目的描述清楚明确。在合同条款前,一般会有“鉴于”部分,该部分主要描述了合同签署的背景及目的,在日后发生纠纷时可以用来明确是否违背了合同的根本目的,或用来主张对方不具有鉴于部分描述的相关能力。

(3)审核合同双方的权利义务。权利义务条款是合同的核心条款,对权利义务的描述应详细、准确、体现合同谈判结果并具有可实行性。企业的合同绝大多数是双务合同,有权利必有义务,权利与义务应为对等或基本对等。在设定权利义务条款时不可太过倾向于自己一方,这样的文本发给对方审核会让对方认为大家在谈判结果之上做文字游戏,没有合作诚意,因而影响合同签署的进度。

(4)合同通知条款的约定。因被通知方经常会以没有收到通知为理由不认可通知内容,故大家须在合同中约定多种通知方式,并要求双方保证通知渠道畅通,如因一方单方变更收取通知的地址,则自行承担未收取通知的责任。现在移动互联网应用发达,人们习惯以各种方式进行工作联系,所以除了传统的邮寄通知、邮件通知等方式外,还应增加微信、qq等通知指定账号的约定。注意应对各种通知方式划分界限,如解约通知必须书面送达、变更发货时间必须邮件通知、即时消息仅可作日常联络等,以免因通知渠道增多造成合同变更形式不正式而产生纠纷。

(5)违约条款。违约条款应具有可实行性,大家不鼓励做过度严苛的违约约定,这样往往在签署过程中影响签约进度,在出现纠纷后也很难得到法院的支撑。违约责任应与合同的权利义务条款相对应,避免出现高度概括性的违约责任条款,因为这在实践中很难实际操作。

(6)法律适用及管辖条款。大家在谈判地位允许的前提下,尽量争取有利于自己的法律适用及管辖地点。如果实在难以约定在自身所在地点管辖,则退而求其次与对方协商约定为“被告所在地”或“原告所在地”这样的方式。另外如想约定仲裁,则切记保证仲裁条款有效,不可出现“仲裁或诉讼”或对仲裁机构约定不明的情况。

(7)签署与生效条款。明确合同签署的与生效的条件,例如要求必须加盖公章并且由法定代表人签字。

3、合同签署的形式完善

(1)双方均需签署。确保合同主体均按照合同生效条款完备签署,如约定需加盖公章且授权代表签字,则要注意不能忘记核查是否签字。

(2)骑缝签署。合同一般都会在两页以上,要确保除落款页外,每一页都要有清晰的骑缝签署或每一页都有简签。对于合同内容有手写修改的地方,需要保证每份合同所修改的内容一致,并且由双方在修改处进行签署确认。

(3)自然人主体的注意内容。合同主体一方为自然人的情况下,要确保自然人加印指纹,并将自然人身份证件复印件留作合同附件。

(4)当面签署或安排签署见证人。笔者建议最好双方在场条件下通时签署合同,避免其中一方签署完成寄送给对方,而对方却不签署回寄也不说明情况,这时已经签署的一方将会比较被动。另外,由于自然人签字无法辨别真伪,故建议当面签署或安排见证人,以能够当面核实自然人身份防止发生代签的情况。

 三
合同履行时

合同签署完成后应交由专人保管,并严格按照合同约定开始履行。合同的履行需要注意以下问题:

1、签署合同后,应及时将原件交给存档部门存档,并由合同实行的负责人留存合同副本,以便随时查阅合同并按照合同约定内容履行合同。

2、合同实行负责人督促企业各部门推进合同履行进度,例如作为建设施工合同的发包方,既要及时提供设计图纸、控制施工节点又要按时付款、及时验收。在保证自身如约履行的情况下,也要按照合同约定的节点确认对方是否及时履约,如对方没有按照合同约定履行义务,则要及时行使合同履行的三种抗辩权(同时履行抗辩权、先履行抗辩权及不安履行抗辩权),以保证自身不会因单方继续履行而产生更多的损失。

3、合同履行过程中若出现履行障碍应及时通知对方,并协商处理方式。很多时候合同履行出现障碍及时通知了对方可避免造成严重损失甚至不产生损失,而不及时通知对方则会造成根本违约。如买卖合同的卖方,因自身货源不足无法供货,及时通知对方后,对方可寻找其他卖家,但若临近交货期,则对方没有时间再更换卖家,最终影响买家使用造成严重违约后果。

4、合同履行过程中注意使用约定的联系方式,对于对方的通知、变更也要核实是否是约定人员、约定地址发出。

5、合同履行过程中若出现对方违约,应及时采取救济手段,进行催促或提起法律救济程序,以免超过时效。

 四
合同履行后

合同履行后,应对合同进行妥善的归档、保管并对合同进行登记、分析。

1、合同应交由企业档案管理部门进行归档,档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥,建议企业每个合同至少应留存两份原件,并分别放置两个地方独立留存。

2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总,共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息,这是远远不够的,登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。

3、合同归档之前进行扫描,留存合同电子版,做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时,查询电子版本即可。

4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总,方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等,为日后客户回访及老客户维护提供信息支撑。

5、建立客户评价系统。每签署一份并实行完毕的合同,请客户对本企业进行评价,以收集自身企业在合作过程中的不足,并进行对应的完善改进工作。

6、定期对合同进行汇总、整理,从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪企业中,可以按照艺人进行分类,这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况,给每一个艺人团队的发展提供数据支撑;可以按照业务类型分类,这样可以汇总企业的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出,给企业老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务来源分类,这样可以看出业务的来源是哪里,能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同,可以灵活的、多维度的进行汇总、分析,通过合同来反映企业的经营状况进而调整企业经营策略。

本文将合同签署、履行分为四步骤,简单对合同管理进行梳理。这四个步骤既有前后顺序也有交叉,在实际管理中应对具体问题制定对应的管理方式。合同类型纷繁复杂,每个企业的情况也各有特点,本文仅是粗略的通用方式,企业要提高对合同管理的重视,结合自身情况来制定全过程、全岗位的的详细管理模式,使合同发挥风险防控、盈利、反映企业发展等各种职能。


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